Comment rendre vos réunions plus efficaces ? (partie 2)
Marre de vous infliger des réunions qui vous font perdre votre temps et votre énergie? Vous rêvez d’animer des réunions efficaces? Explicite vous propose d’expérimenter une méthode inspirée de l’intelligence collective.Testez-la!
Après une pause hivernale reconstituante, Explicite revient au chevet de vos réunions, en vous proposant la suite de sa « valse à trois temps ». Grâce à notre article précédent, vous avez rédigé une chouette proposition qui devrait aider à prendre une bonne décision sur un sujet important. Les deux tours précédents de clarifications et de réactions vous ont permis de l’amender grâce aux collègues concernés. Mais cette proposition suscite encore des résistances: il faut donc encore la bonifier pour obtenir le consentement de vos collègues.
Quelles sont les objections valides?
Pas facile, comme rédacteur impliqué de faire face à ce qui apparaît, en première écoute, comme des oppositions qui ralentissent la prise de décision. Certaines « oppositions » vous semblent constructives, d’autres tirées par les cheveux.
Comment faire le tri entre les oppositions fondées et celles qui ne le sont pas? Comment éviter l’influence de nos « atomes crochus » et prendre en compte les manifestations des collègues sympas ou agressifs et négliger celles des passifs et des moins amicaux?
Vous le savez, seul un tri pertinent départagera les oppositions qui contribuent de manière constructive à la prise de décision de celles qui la freinent sans raison.
Pour alimenter la discussion de propositions utiles, concentrons notre attention sur les objections valides, c’est à dire qui tiennent compte de la raison d’être de l’organisation et de ses limites, et de celles et ceux qui vont vivre avec les conséquences de la décision lorsque celle-ci sera prise.
Mettons notre créativité au service de l’amélioration de la proposition formulée pour qu’elle tienne compte des limites de chacun et qu’elle soit portée grâce à l’enrichissement des objections et des besoins qu’elles contiennent
Comment faire le tri ?
Une manière de tester la validité d’une objection est de voir comment elle résiste aux 3 questions suivantes :
- D’abord, met-elle en lumière un aspect de la proposition qui nuit à l’organisation ou à sa mission ?
- Ensuite, soulève-t-elle une difficulté créée par l’adoption de la proposition ?
- Enfin, est-elle fondée sur des données réelles et non sur des prédictions ou des suppositions ?
Ce triple questionnement vérifie que les objections contribuent à la bonification et qu’elles conduisent au consentement des personnes qui vont porter les conséquences de la proposition.
Il permet d’écarter les préférences personnelles, guidées par les égos, les digressions et les suppositions qui gèlent la créativité.
Progresser vers le bien commun
Seul le traitement d’objections valides enrichit la proposition dans le sens du bien commun.
Soyons de bon compte, les premières validations d’objections et leurs seules prises en compte dans le déroulé des réunions provoquent toutes sortes de réactions:
- les uns crient à la manipulation (« J’ai le droit de dire ce que je pense », « …de m’exprimer », « … de faire entendre que cela ne me plait pas », « … que je préfère ceci ou cela … »),
- les autres sont frustrés que leur apport ne soit pas pris en compte
- et les plus réfractaires trouvent cette validation illégitime.
Quoi qu’il en soit, concentrons notre énergie sur le bien commun et freinons nos égos lorsqu’ils masquent ce qui nous réunit: progresser vers la raison d’être de l’organisation.
Comme le disent Michèles Pekar, Alain Empereur et Paola Cecchi-Dimeglio dans leur intéressant article intulé La valse à trois temps de toute session de négociation ou de médiation: commencer, continuer et conclure, « si une personne fait preuve de rigueur méthodique appuyée par une clarté stratégique, elle pourra se réapproprier le temps des réunions. C’est déjà cela de pris sur le temps qui passe ».